Conditions générales de vente

Les présentes conditions régissent la fourniture par SOPIA, nom sous lequel exerce Zakariya EL YAHYAOUI, entrepreneur individuel (EI), immatriculé au Registre national des entreprises sous le numéro SIREN 928 879 980 et domicilié au 173 rue de Courcelles, 75017 Paris, France, ci-après « l’Éditeur », d’un accès au service ANCRA à un client professionnel, ci-après « le Client ».

Elles sont acceptées lors de la souscription ou de la demande d’essai gratuit, et prévalent sur tout document du Client, notamment ses conditions générales d’achat.

ANCRA est un service logiciel accessible par navigateur et par application mobile, permettant l’enregistrement géolocalisé des temps de travail, la gestion des plannings et des congés, le suivi des heures et la préparation d’éléments de paie.

L’Éditeur n’est ni expert-comptable, ni gestionnaire de paie. Le service prépare des éléments à partir de données saisies et enregistrées ; il n’établit aucune déclaration sociale et ne se substitue pas aux obligations du Client en matière de droit du travail. Le Client reste seul responsable de la conformité de ses pratiques.

L’abonnement est formé à l’encaissement du premier règlement. L’Éditeur provisionne alors l’espace du Client, procède à ses contrôles internes d’étanchéité, puis adresse au gestionnaire désigné un lien d’accès personnel.

L’essai gratuit, lorsqu’il est proposé, est formé sans règlement. L’espace est provisionné et contrôlé de la même manière, et l’essai commence à la remise des accès (article 7). S’il est ensuite converti, l’abonnement est formé au premier règlement, dans l’espace déjà ouvert.

Si un contrôle échoue, l’espace n’est pas remis et l’Éditeur en informe le Client sans délai. Le Client peut alors exiger le remboursement intégral des sommes versées.

L’abonnement est facturé par établissement. Le palier applicable à chaque établissement est déterminé par le nombre de comptes qui y sont ouverts, un compte correspondant à tout salarié actif de l’établissement ainsi qu’à tout encadrant qui le couvre. Une même personne n’est comptée qu’une fois.

• de 1 à 30 comptes : 100 € par mois et par établissement
• de 31 à 50 comptes : 200 € par mois et par établissement
• de 51 à 100 comptes : 350 € par mois et par établissement
• au-delà de 100 comptes sur un même établissement : sur devis

TVA non applicable, article 293 B du CGI. Les prix indiqués sont nets, aucune taxe ne s’y ajoute.

L’Éditeur peut modifier ses tarifs. Toute augmentation est notifiée au Client par courriel au moins trente jours avant sa prise d’effet, et le Client peut résilier sans frais avant cette date.

Le Client règle par l’intermédiaire de Stripe, mensuellement. Le premier règlement s’effectue par carte bancaire au moment de la souscription ou, pour un espace ouvert à l’essai, au moment où son gestionnaire active l’abonnement (article 7). Les échéances suivantes sont prélevées chaque mois à la date anniversaire de ce premier règlement, sur le moyen de paiement enregistré chez Stripe : la carte bancaire ou, si le Client le choisit, un prélèvement SEPA. Une facture est mise à disposition du Client dans son espace pour chaque échéance.

En cas d’échec de prélèvement, l’Éditeur en informe le Client et représente le règlement. Passé quinze jours de retard et après une relance restée sans effet, l’accès peut être suspendu ; les données sont conservées et restituées au Client sur demande. Conformément aux articles L441-10 et D441-5 du code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités calculées au taux d’intérêt de la Banque centrale européenne majoré de dix points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement de quarante euros.

Exception. Un règlement par virement n’est possible que sur accord écrit préalable de l’Éditeur, qui en fixe alors les modalités. Dans ce cas, le changement de palier et la résiliation se demandent par courriel à contact@sopia.fr et prennent effet au terme du mois payé, sans prorata ; chaque facture est adressée au Client à réception de son règlement ; passé quinze jours de retard et après une relance restée sans effet, l’accès peut être suspendu, jamais automatiquement.

L’abonnement est conclu sans engagement de durée. Il se renouvelle par tacite reconduction, par périodes d’un mois.

Le Client peut demander depuis son espace un changement de palier ; l’ajout d’un établissement se demande par courriel à contact@sopia.fr. L’Éditeur met le changement en place et en informe le Client : le nouveau palier vaut dès cette date, et son prix s’applique à partir de l’échéance suivante, sans prorata sur le mois en cours.

Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace. La résiliation prend effet au terme de la période mensuelle en cours, sans remboursement de celle-ci ni pénalité.

Pour un règlement par virement accepté par exception (article 5), le changement de palier et la résiliation suivent les modalités fixées au paragraphe « Exception » de l’article 5, et non celles des deux paragraphes qui précèdent.

L’Éditeur peut résilier avec un préavis de deux mois, ou sans préavis en cas de manquement grave du Client, notamment un usage contraire aux conditions d’utilisation.

Lorsque l’Éditeur le propose sur le site, le Client peut ouvrir un espace à l’essai, sans règlement et sans enregistrer de moyen de paiement. L’essai n’est pas facturé.

L’essai porte sur un seul espace, un seul établissement et trente comptes au plus, décomptés comme à l’article 4. Ouvrir un second espace, un second établissement ou un trente et unième compte nécessite l’abonnement payant.

Un seul essai est accordé par entreprise, identifiée par son numéro SIREN. Ce numéro est vérifié dans l’annuaire public des entreprises : l’essai est réservé aux entreprises qui y figurent, qui sont en activité, qui ne sont pas déjà clientes et qui n’ont pas déjà demandé un essai au cours des trois dernières années.

Durée. L’essai dure sept jours à compter de la remise des accès, c’est-à-dire de la création du compte du gestionnaire. La date de fin est indiquée dans l’espace.

Lecture seule. Au terme des sept jours, si l’abonnement n’a pas été activé, l’espace passe en lecture seule. Les données restent consultables, mais plus aucune ne peut être créée, modifiée ou supprimée : ni pointage, ni planning, ni absence, ni compte, ni réglage. Cette règle vaut pour tous les comptes de l’espace (gestionnaires, encadrants et salariés) : les salariés ne peuvent donc plus pointer. Les traitements automatiques de l’espace, comme la génération des plannings et les récapitulatifs, sont suspendus.

Restent possibles : consulter l’espace, lire et effacer ses notifications, adresser une demande d’aide depuis l’espace et, pour un gestionnaire, activer l’abonnement.

Rappels. L’Éditeur adresse des rappels par courriel aux gestionnaires de l’espace : deux jours avant la fin de l’essai, à son terme, sept jours avant la suppression et la veille de celle-ci. Un dernier courriel confirme la suppression. Ces rappels sont une information : un rappel non reçu ne reporte aucune échéance.

Activer l’abonnement. Un gestionnaire de l’espace peut activer l’abonnement à tout moment, pendant l’essai comme après le passage en lecture seule, jusqu’à deux heures avant la date de sa suppression. L’activation se fait depuis l’espace, sur le web, par carte bancaire. Le gestionnaire choisit un palier qui couvre au moins les comptes déjà ouverts ; le prix est celui de ce palier à l’article 4, au tarif en vigueur le jour de l’activation.

Le premier règlement forme l’abonnement et met fin à l’essai. L’espace redevient pleinement utilisable, dans la limite du palier choisi, et les données saisies pendant l’essai sont conservées. Les articles 4 à 6 s’appliquent dès lors.

Sans activation, l’espace est supprimé trente jours après la remise des accès : l’espace lui-même, les comptes ouverts pour lui, toutes les données saisies et tous les fichiers déposés. Aucune démarche n’est nécessaire pour renoncer à l’essai, et rien n’est facturé.

Cette suppression est définitive. L’Éditeur ne restaure pas un espace d’essai supprimé et n’en remet aucune archive après cette date. Des copies de sauvegarde chiffrées peuvent en conserver une trace ; elles ne servent à aucune restauration de l’espace. Jusqu’à la suppression, les données restent consultables dans l’espace, et le Client peut en demander une copie à contact@sopia.fr. Cette demande ne suspend pas la suppression et n’en reporte pas la date.

Abus. L’Éditeur peut refuser une demande d’essai, ou y mettre fin avant son terme, en cas d’abus : notamment une tentative d’obtenir plusieurs essais pour une même entreprise, des informations inexactes lors de la demande, ou un usage contraire aux conditions d’utilisation. Un essai auquel il est mis fin passe aussitôt en lecture seule, comme à son terme normal, et la date de suppression reste inchangée.

Les obligations de l’employeur envers ses salariés, prévues par les conditions générales d’utilisation, s’appliquent dès l’essai, en particulier l’information préalable sur le pointage géolocalisé.

Le contrat est conclu à distance, pour les besoins de l’activité professionnelle du Client. Le droit de rétractation que le code de la consommation accorde aux consommateurs ne s’applique donc pas.

L’article L221-3 de ce code n’étend ce droit à un professionnel employant cinq salariés au plus que pour un contrat conclu hors établissement, c’est-à-dire en la présence physique simultanée des parties ailleurs que dans le lieu où l’Éditeur exerce habituellement son activité, et dont l’objet n’entre pas dans le champ de l’activité principale du Client. Une souscription ou une demande d’essai faite en ligne n’est pas un contrat hors établissement.

Si, par exception, le contrat est conclu hors établissement et que ces conditions sont réunies, le Client dispose de quatorze jours à compter de la conclusion du contrat pour se rétracter, par une déclaration dénuée d’ambiguïté adressée à contact@sopia.fr. S’il a demandé expressément que l’exécution commence avant la fin de ce délai, il reste redevable d’un montant correspondant au service fourni jusqu’à sa rétractation.

L’Éditeur met en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la disponibilité du service, sans garantie de disponibilité continue. Les interruptions programmées sont annoncées par courriel au moins quarante-huit heures à l’avance et placées hors des heures d’ouverture habituelles du Client lorsque cela est possible.

Une sauvegarde complète des données du Client est produite chaque nuit, vérifiée par restauration effective, chiffrée, et conservée sur cinq générations.

L’Éditeur est tenu d’une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu’en cas de faute prouvée.

Le montant total de sa responsabilité est limité au plus élevé des deux montants suivants : les sommes versées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur, ou mille deux cents euros (1 200 €). Ce second montant s’applique notamment pendant l’essai gratuit, au cours duquel aucune somme n’est versée.

Sont exclus les dommages indirects, notamment la perte de chiffre d’affaires, la perte de clientèle et le préjudice d’image.

Aucune de ces limitations ne s’applique en cas de faute lourde ou dolosive de l’Éditeur, ni à la réparation d’un dommage corporel.

Le Client demeure seul responsable de l’exactitude des données qu’il saisit, du paramétrage de son établissement, notamment les seuils d’heures supplémentaires et les plages horaires, et de l’information de ses salariés sur le dispositif de pointage géolocalisé.

Pour les données de ses salariés, le Client est responsable de traitement et l’Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du règlement européen 2016/679. Les modalités figurent dans la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes.

Il en va de même pendant l’essai. En l’acceptant, le Client donne pour instruction à l’Éditeur de supprimer les données de ses salariés à la date prévue à l’article 7, si l’abonnement n’a pas été activé.

Un accord de sous-traitance distinct est fourni sur simple demande à contact@sopia.fr.

À tout moment pendant le contrat, et pendant trois mois après son terme, le Client peut demander une archive complète de ses données dans un format exploitable. Elle est remise sous quinze jours ouvrés, sans frais.

Passé ce délai de trois mois, les données sont supprimées des systèmes actifs. Des copies de sauvegarde chiffrées peuvent en conserver une trace ; elles ne servent à aucune restauration de l’espace.

Le présent article vaut pour l’abonnement. Un espace d’essai qui n’a pas été converti suit l’article 7 : aucune archive n’est remise après sa suppression.

Aucune partie n’est responsable d’un manquement dû à un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil. Si l’événement se prolonge au-delà de trente jours, chaque partie peut résilier par lettre recommandée, sans indemnité.

L’Éditeur peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est notifiée par courriel aux gestionnaires des espaces actifs, au moins trente jours avant sa prise d’effet. Le Client qui refuse peut résilier sans frais avant cette date.

Les présentes conditions sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant toute action. À défaut d’accord dans un délai de trente jours à compter de la première réclamation écrite, le litige est porté devant le tribunal de commerce compétent.